Jahrzehntelang galt im Gewerbemietrecht eine eiserne Regel: Ein Mietvertrag mit mehr als einem Jahr Laufzeit musste schriftlich geschlossen werden, mit eigenhändigen Unterschriften auf einer einheitlichen Urkunde. Wer dagegen verstieß, riskierte, dass ein eigentlich auf zehn Jahre fest vereinbarter Vertrag plötzlich mit gesetzlicher Frist kündbar war. Seit dem 1. Januar 2025 ist das Geschichte: Für Gewerbemietverträge reicht die Textform. Eine E-Mail genügt.
Für Eigentümer von Büros, Hallen, Ladenlokalen und Praxen in Osnabrück und Ostwestfalen ist das eine Erleichterung, aber auch eine neue Fehlerquelle. Dieser Ratgeber erklärt, was sich geändert hat, was Textform genau bedeutet, was aus Altverträgen wurde und worauf Vermieter und Verkäufer jetzt achten sollten.
1. Was sich geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde § 578 Abs. 1 BGB neu gefasst. Dort steht seit dem 1. Januar 2025 sinngemäß: Ein Mietvertrag über Räume, die keine Wohnräume sind, und der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, gilt für unbestimmte Zeit.
Drei Dinge sind dabei wichtig:
- Die Rechtsfolge ist dieselbe geblieben. Wird die Form nicht eingehalten, ist der Vertrag nicht unwirksam, sondern gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann dann mit der gesetzlichen Frist ordentlich gekündigt werden, frühestens zum Ablauf des ersten Jahres.
- Nur die Hürde ist niedriger. Statt Schriftform mit Unterschriften reicht die Textform.
- Die Regel gilt für Gewerberaum und Grundstücke. Für Wohnraummietverträge bleibt es bei der bisherigen Schriftform nach § 550 BGB.
Hintergrund: Die sogenannte „Schriftformfalle" war über Jahre ein beliebtes Mittel, um aus langfristigen Verträgen auszusteigen. Fehlte bei einem Nachtrag die Unterschrift, war die Anlage nicht fest mit dem Vertrag verbunden oder stimmte die Vertretungsregelung nicht, konnte eine Seite den auf Jahre geschlossenen Vertrag ordentlich kündigen. Genau das soll die Reform beenden. Die IHK Hannover fasst die Änderung kompakt zusammen.
2. Was Textform bedeutet
Die Textform ist in § 126b BGB geregelt. Nötig ist eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Dauerhaft heißt: Der Empfänger kann die Erklärung speichern und unverändert wieder aufrufen.
| Schriftform (bis 2024) | Textform (seit 2025) | |
|---|---|---|
| Unterschrift | eigenhändig, beide Parteien | nicht erforderlich |
| Form | eine einheitliche Urkunde, Anlagen fest verbunden | E-Mail, PDF-Anhang, Fax, auch Messenger-Nachricht |
| Nachträge | jeweils unterschrieben und mit Bezug zum Hauptvertrag | Textnachricht mit erkennbarem Absender reicht |
| Typische Fehler | fehlende Unterschrift, lose Anlagen, falsche Vertretung | unklare Trennung zwischen Verhandlung und Abschluss |
Was gleich bleibt: Die Textform ist ein Mindeststandard. Nichts spricht dagegen, einen Gewerbemietvertrag weiterhin klassisch zu unterschreiben. Gerade bei langen Laufzeiten, hohen Mieten oder Rückanmietung nach einem Verkauf ist das weiterhin der sauberste Weg.
3. Was aus Altverträgen wurde
Für Verträge, die vor dem 1. Januar 2025 geschlossen wurden, galt eine Übergangsfrist: Bis einschließlich 1. Januar 2026 war auf sie noch das alte Schriftformrecht anzuwenden. In diesem Zeitraum konnten Schriftformmängel also weiterhin zur Kündigung genutzt werden. Seit dem 2. Januar 2026 gilt die Textform auch für diese Altverträge (Stand Oktober 2026). Wurde ein Altvertrag schon vorher geändert, galt ab der Änderung bereits das neue Recht.
Für Vermieter heißt das: Ein alter Formfehler, der 2025 noch gefährlich war, ist heute in aller Regel geheilt. Wer trotzdem unsicher ist, ob ein Vertrag die Laufzeit hält, sollte ihn einmal von einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht prüfen lassen, vor allem vor einem Verkauf.
4. Neue Freiheit, neue Risiken: Worauf Vermieter achten sollten
Die Erleichterung hat eine Kehrseite. Wenn eine E-Mail ausreicht, um einen Vertrag zu schließen oder zu ändern, kann auch eine beiläufige E-Mail eine Vertragsänderung sein. Ein „passt, machen wir so" des Mitarbeiters auf eine Mietminderungs-Anfrage kann als Nachtrag gelesen werden.
Das empfiehlt sich in der Praxis:
- Verhandlung und Abschluss klar trennen. Entwürfe als „Entwurf, unverbindlich" kennzeichnen. Der Abschluss erfolgt in einer eindeutig benannten Nachricht oder weiterhin per Unterschrift.
- Kommunikationswege festlegen. Im Vertrag regeln, über welche Adressen rechtsverbindliche Erklärungen laufen, und wer im Unternehmen überhaupt Änderungen vereinbaren darf.
- Alles sammeln. Jede Änderung, jede Zusage, jede Mietanpassung gehört in eine Vertragsakte. Was früher die unterschriebene Nachtragsmappe war, ist heute ein geordneter E-Mail- und Dokumentenordner.
- Vertragsinhalte nicht vernachlässigen. Textform ersetzt keine klaren Regelungen zu Laufzeit, Optionen, Betriebskosten, Instandhaltung, Rückbau und Mietanpassung. Wie Index- und Staffelmieten im Gewerbe funktionieren, lesen Sie in unserem Ratgeber Indexmiete oder Staffelmiete im Gewerbemietvertrag.
- Kündigungsfristen kennen. Bei unbefristeten Gewerbemietverträgen ist die ordentliche Kündigung nach § 580a Abs. 2 BGB spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres möglich. Bei befristeten Verträgen gibt es keine ordentliche Kündigung, umso wichtiger ist, dass die Befristung formwirksam ist.
5. Was das beim Verkauf einer vermieteten Gewerbeimmobilie bedeutet
Bei vermieteten Objekten ist der Mietvertrag der Wert. Käufer und Banken prüfen Laufzeit, Optionen, Indexierung und Bonität des Mieters, bevor sie einen Preis nennen. Mit der Textform hat sich die Prüfung verändert: Früher reichte die unterschriebene Vertragsmappe. Heute will ein sorgfältiger Käufer wissen, ob es E-Mails oder Nachrichten gibt, die den Vertrag unbemerkt geändert haben.
Wer verkaufen möchte, sollte deshalb vor dem Start einen vollständigen Datenraum anlegen: Hauptvertrag, alle Nachträge, die relevante Korrespondenz, Mieterliste, Betriebskostenabrechnungen. Was ein fest vermietetes Objekt am Markt wert ist und wie der Mietvertrag in die Bewertung einfließt, erklären wir auf unserer Seite Gewerbeimmobilie bewerten. Den Ablauf vom Erstgespräch bis zum Notartermin finden Sie unter Gewerbeimmobilie verkaufen.
➡️ Kostenlose Marktpreiseinschätzung für Ihr Gewerbeobjekt anfragen
FAQ – Häufige Fragen zur Textform im Gewerbemietvertrag
Reicht eine E-Mail für einen Gewerbemietvertrag?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 genügt für Gewerbemietverträge mit mehr als einem Jahr Laufzeit die Textform nach § 126b BGB. Eine E-Mail mit erkennbarem Absender und dem vollständigen Vertragsinhalt erfüllt diese Anforderung. Empfehlenswert ist trotzdem ein klar als Abschluss gekennzeichnetes Dokument, zum Beispiel ein PDF, das beide Seiten per E-Mail bestätigen.
Gilt die Textform auch für alte Gewerbemietverträge?
Seit dem 2. Januar 2026 ja. Für Verträge, die vor dem 1. Januar 2025 geschlossen wurden, galt bis einschließlich 1. Januar 2026 noch die alte Schriftform. Diese Übergangsfrist ist abgelaufen.
Was passiert, wenn die Textform nicht eingehalten wird?
Der Vertrag ist nicht unwirksam, gilt aber als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann dann von beiden Seiten mit der gesetzlichen Frist ordentlich gekündigt werden, frühestens zum Ablauf des ersten Mietjahres. Eine vereinbarte Festlaufzeit ist damit praktisch hinfällig.
Muss ich meine bestehenden Verträge jetzt ändern?
Nein. Bestehende, wirksam geschlossene Verträge laufen unverändert weiter. Sinnvoll ist aber, die Vertragsakte zu ordnen und intern festzulegen, wer Änderungen vereinbaren darf und über welche Kanäle. Vor einem Verkauf lohnt eine Prüfung der Verträge durch einen Fachanwalt.
Fazit
Die Textform nimmt dem Gewerbemietrecht eine der größten Stolperfallen und macht langfristige Verträge verlässlicher. Gleichzeitig verlangt sie Disziplin in der täglichen Kommunikation, weil jede E-Mail eine Vertragsänderung sein kann. Vermieter, die Verhandlung und Abschluss sauber trennen und ihre Vertragsakte vollständig halten, profitieren von der Reform. Beim Verkauf eines vermieteten Gewerbeobjekts zahlt sich diese Ordnung doppelt aus: Käufer prüfen schneller, und der Preis hält.
Sie besitzen eine vermietete Gewerbeimmobilie in Osnabrück, im Osnabrücker Land oder in Ostwestfalen? Wir ordnen für Sie ein, was Ihr Mietvertrag für den Wert bedeutet. Unsere aktuellen Angebote und Leistungen finden Sie auf der Seite Gewerbeimmobilien.
➡️ Jetzt unverbindlich beraten lassen
Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Bitte lassen Sie Ihren konkreten Fall von einem Rechtsanwalt und/oder Steuerberater prüfen. Angaben entsprechen dem Stand Oktober 2026 ohne Gewähr.
In diesem Text wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten sind ausdrücklich mitgemeint.